Sécurité et confidentialité
Politique de sécurité de l'information
1. Objectif de la politique
Cette politique vise à garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations de Location Trois-Rivières inc. (Trois-Rivières Location inc., exerçant également ses acitvités sous le nom LTR Location), en les protégeant contre les menaces internes et externes, intentionnelles ou accidentelles.
2. Portée de la politique
Cette politique s'applique à toutes les informations que nous traitons, incluant notamment des renseignements personnels, qu'elles soient stockées électroniquement, sur papier ou transmises par d'autres moyens. Tous les employés, sous-traitants, partenaires et tiers ayant accès à nos informations sont tenus de respecter cette politique.
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.
3. Rôles et responsabilités
Chaque membre de notre organisation a la responsabilité de protéger les informations. Des rôles spécifiques, comme celui de gestionnaire de la sécurité de l'information, ont été établis pour superviser et mettre en œuvre cette politique et les procédures associées.
4. Classification et contrôle des informations
Nos informations sont classifiées en fonction de leur sensibilité et de leur importance pour notre organisation. Les mesures de contrôle appropriées sont mises en place pour chaque niveau de classification.
5. Accès physique et logique
L'accès à nos informations est strictement contrôlé. Seules les personnes ayant besoin d'accéder à certaines informations pour effectuer leur travail peuvent le faire. Des contrôles d'accès physiques et logiques sont en place pour prévenir les accès non autorisés.
6. Mesures de sécurité
Des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives sont en place pour protéger nos informations. Cela comprend, entre autres, des pare-feu, le cryptage des données, des audits de sécurité réguliers et des systèmes de verrouillage des locaux de stockage de données.
7. Sensibilisation
Une sensibilisation continue en matière de sécurité de l'information est essentielle pour garantir que tous les employés comprennent leurs responsabilités et la valeur des informations qu'ils manipulent. Des rappels de sensibilisation seront distribués régulièrement pour informer les employés sur les bonnes pratiques de sécurité, les menaces potentielles, et la manière de prévenir les incidents de sécurité.
8. Gestion des incidents
Tous les incidents de sécurité de l'information seront signalés et gérés conformément à notre procédure de gestion des incidents de sécurité. Les incidents seront analysés pour empêcher leur récurrence.
9. Évaluation et révision
Cette politique et toutes les procédures associées seront régulièrement évaluées et révisées pour s'assurer qu'elles sont toujours adaptées à l'évolution des menaces, des technologies et de l'organisation.
10. Sanctions
Toute violation de cette politique est considérée comme un incident sérieux et sera traitée en conséquence. Il convient de noter que certains incidents de violation de la sécurité de l'information peuvent également avoir des conséquences légales.
Cette politique de sécurité de l'information est soutenue par notre direction et est une partie intégrante de notre culture d'entreprise. Nous nous engageons à protéger nos informations et à les gérer de manière responsable.
Politique de collecte et de conservation des renseignements personnels
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.Cette politique décrit comment Trois-Rivières Location inc., exerçant également ses acitvités sous le nom LTR Location collecte, utilise, conserve et supprime les renseignements personnels de nos clients.
1. Collecte des renseignements personnels
Lors de la première demande de prix à l'un de nos points de service ou de façon numérique (via notre site web ou par courriel), un compte client est créé. La mise à jour de ce compte est ensuite effectuée lors de chaque visite.
Lors de la création ou de la mise à jour de ce compte client, nous recueillons les renseignements personnels suivants : Prénom, Nom, Adresse civique, Numéro de téléphone et Date de naissance. Pour garantir l'exactitude de ces renseignements, nous demandons aux clients de présenter leur permis de conduire, qui est utilisé uniquement à des fins de validation et n'est pas conservé.
2. Consentement du client
Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente politique.
En fonction de la nature et de la sensibilité de vos renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des renseignements personnels par exemple).
En procédant à la création d'un compte client, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés, communiqués et conservés conformément à la présente politique. Veuillez donc la lire attentivement.
Le consentement est une action volontaire ; chaque client a le droit de refuser de fournir ses informations. Cependant, il est important de noter que sans ces informations, nous ne sommes pas en mesure de procéder à la location de nos équipements.
Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, nous ne pourrons plus vous offrir certains de nos services.
3. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés principalement pour identifier les personnes qui ont nos équipements en location et pour maintenir un suivi rigoureux de ces équipements. Ces informations nous permettent de mieux gérer notre inventaire et d'assurer la sécurité et le bon usage de nos équipements.
Ces renseignements personnels sont utilisés exclusivement pour fournir et améliorer nos services. En conservant un historique des habitudes de location de chaque client, des problématiques rencontrées et des lieux où nos équipements ont été utilisés, nous sommes en mesure de mieux comprendre les besoins spécifiques de nos clients et d'adapter nos services en conséquence.
Cependant, il est possible que nous partagions ces renseignements avec des tiers dans certains circonstances précises autorisées par la loi. Par exemple, nous pouvons partager ces informations avec des entreprises avec lesquelles nous contractons en sous-traitance, tels que des services de mécanique, de transport et de location, des employés d'entreprises apparentées, le concepteur et l'hébergeur de notre site web, ou lors d'assemblées générales avec nos actionnaires. Nous pouvons également être amenés à partager ces informations avec des autorités légitimes, des avocats ou d'autres personnes ou organisations.
Nous nous engageons à ne partager ces renseignements que lorsque cela est strictement nécessaire.
4. Accès aux renseignements personnels
Les renseignements personnels peuvent être consultés par notre fournisseur de logiciel de location qui a des points de service à travers le monde, ainsi que par les employés de LTR Location.
Pour les employés de LTR Location, l'accès est accordé sur la base du besoin de connaître les renseignements personnels pour effectuer leurs fonctions.
Pour Point Of Rental, l'accès n'est accordé que lors de demandes de support et est toujours effectué sous supervision.
Notre objectif est de garantir un service de qualité et un fonctionnement optimal de notre système, tout en assurant la protection et la confidentialité des renseignements personnels de nos clients.
5. Lieu de stockage des renseignements personnels
Nous prenons au sérieux la sécurité des renseignements personnels de nos clients. Tous les renseignements recueillis sont stockés dans des endroits sécurisés et restreints situés exclusivement au Québec.
Nous avons mis en place des mesures de sécurité robustes pour protéger ces informations contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.
6. Conservation des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels des clients pendant la durée de leur relation avec notre entreprise et jusqu'à 3 ans après la dernière activité du compte, sauf lorsqu'ils doivent être conservés dans nos archives de sauvegardes pendant une période pouvant aller jusqu'à sept ans afin de répondre à des exigences légales ou lorsque d'autres exigences légales ou des intérêts contractuels reconnus par la loi nous obligent à les conserver pour une plus longue période. Les renseignements sont conservés de manière sécurisée et conformément à notre politique de sécurité de l'information.
7. Droits des clients
Les clients disposent de plusieurs droits concernant leurs renseignements personnels. Ils ont le droit de demander l'accès à leurs renseignements personnels que nous détenons et de les rectifier s'ils sont inexactes. De plus, ils peuvent demander la suppression de leurs renseignements lorsque leur conservation n'est plus nécessaire.
Dans certains cas, les clients peuvent s'opposer à l'utilisation de leurs renseignements personnels, restreindre leur utilisation ou retirer leur consentement à ces opérations. Pour exercer ce droit, un préavis raisonnable doit être expédié à l'adresse courriel fournie à la fin de cette politique.
Enfin, les clients ont le droit d'être informés d'un incident de confidentialité concernant leurs renseignements personnels qui peut leur causer un préjudice sérieux. À cet effet, nous tenons un registre des incidents en cyber-sécurité et nous évaluons les préjudices potentiels qu'ils peuvent causer.
Toutes les demandes concernant ces droits doivent être adressées par courrier électronique à protectiondonnees@ltr.ca.
8. Conformité et révisions de la politique
Cette politique sera révisée et mise à jour au besoin pour assurer sa conformité.
9. Réponse aux demandes des clients
Nous nous engageons à répondre à vos demandes concernant vos renseignements personnels dans les 30 jours suivant leur réception, sauf lorsque la loi permet une extension de ce délai. Vous pouvez adresser vos demandes au Responsables des renseignements personnels :
Pascal Gauthier- Téléphone : 819 375-1363 poste 100
- Courriel : protectiondonnees@ltr.ca
Sous réserve des restrictions prévues par la loi, en cas de refus de fournir ou de corriger vos renseignements, nous vous communiquerons les motifs de ce refus, de l'information sur vos recours ainsi que les dispositions légales applicables.
Si nous refusons de rectifier vos renseignements personnels, nous vous permettrons de verser par écrit à votre dossier des commentaires concernant les renseignements personnels ayant fait l'objet du refus de rectification.
Nous conserverons également les renseignements personnels ayant été l'objet d'une demande d'accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d'épuiser les recours prévus par la loi.
10. Diffusion de la politique
Suite à son adoption par la direction, cette Politique de collecte et de conservation des renseignements personnels est accessible au grand public via notre site internet. Nous vous suggérons d’en imprimer une copie pour vos archives personnelles et de revoir le contenu de la section « Politique de collecte et de conservation des renseignements personnels » de notre site internet de manière régulière.
De plus, lors de tout achat ou location auprès de Trois-Rivières Location inc., un lien renvoyant à cette politique est clairement mentionné et mis à votre disposition dans les termes de nos contrats, celle-ci en faisant partie intégrante. En acceptant ces termes, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente politique, ainsi que de notre manière de collecter, conserver et traiter vos renseignements personnels, et vous engager à la respecter.